Оптимизация внутренних коммуникаций

При работе в команде очень важно настроить внутреннюю коммуникацию между сотрудниками. В первую очередь, это необходимо для того, чтобы облегчить работу над проектом, а также чтобы обеспечить всех, кто задействован в работе, актуальной информацией о последних изменениях и новостях. 

Плюс внутренней коммуникации в том, что чем лучше и удобнее она настроена, тем выше эффективность работы ваших сотрудников. Именно поэтому важно постоянно развивать способы внутренней коммуникации и оптимизировать их под новые нужды.

Существует достаточно много способов, с помощью которых сотрудники могут делиться собственными наработками, знаниями и опытом и корпоративная почта – это уже вчерашний день по сравнению с тем, что сейчас есть на рынке. В нашей статье рассмотрим те из них, которые пользуются наибольшей популярностью. 

Почта 

Несмотря на то, что на сегодня существуют более удобные и продвинутые способы внутренней коммуникации, почта до сих пор остается классическим и привычным инструментом для очень и очень многих. Повысить ее эффективность можно установкой почтового клиента, такого как Mozilla Thunderbird, который поддерживает все почтовые протоколы и работает практически со всеми почтовыми серверами.

Данный сервис может похвастать удобством переноса информации с одного устройства на другое, удобными фильтрами, интеграцией органайзера и календаря, функциональными шаблонами и многим другим.

С помощью Mozilla Thunderbird можно легко настроить и автоматизировать почтовую рассылку, например с напоминанием о регулярных отчетах. Для этого сотруднику достаточно только нажать кнопку «Отправить отчет» и вся информация будет подгружаться в тело письма в автоматическом режиме. 

Redmine 

Удобный и эффективный инструмент для управления внутренними проектами. Среди его возможностей хочется отметить выстраивание коммуникаций между членами команды и возможность совместной работы над задачами. Поэтому все комментарии к каждой задаче хранятся в одном месте, что позволяет быстро получить к ним доступ и при этом ничего не упустить. 

Также сервис позволяет переносить сюда информацию из других сервисов, например таких, как Trac.

Из плюсов Redmine можно отметить то, что он практически не нуждается в доработках – все плагины можно подключать самостоятельно. В программе присутствует возможность покупки пакета или оформления подписки, но повторюсь – добавлять все необходимые функции можно самостоятельно, без покупки коммерческих плагинов. 

Для каждой задачи сервис создает индивидуальный тикет, где прописывается техническое задание. После того назначается исполнитель или ответственный сотрудник и устанавливается дедлайн. После начала работы исполнитель может публиковать прогресс выполненной задачи в процентном соотношении, а также вести переписку, связанную с ее решением. 

Когда задача начинает выполняться, сотруднику достаточно просто запустить трекер времени и система автоматически фиксирует все его действия, связанные с работой над проектом.  Это позволяет более качественно оценивать затраты времени каждого исполнителя и общую стоимость работы над проектом. 

Slack

Многие используют в качестве корпоративного мессенджера Telegram-канал, но мы рекомендуем такое приложение, как Slack. По своей функциональности он превосходит большинство аналогов: в одном окне можно вести сразу несколько переписок, например в приватной группе, личных сообщениях и общем чате. 

Также в Slack есть возможность подключить специального бота, задача которого – оповещение сотрудников в мессенджере о различных событиях, например новых публикациях, важных датах и так далее. 

Кроме этого, бот также может автоматически присылать каждого сотруднику напоминания о текущих задачах, сообщения о комментариях, просрочке, новых уведомлениях и упоминаниях. 

Библиотеки знаний

Если ваша команда использует большое количество бумажных носителей и книг, то необходимо вести подробный учет, кто и когда взял книгу. В противном случае, через короткое время от библиотеки не останется ничего. В этом случае рекомендуется создать внутренний сервис с полным каталогом доступной литературы.

Когда кто-то из сотрудников будет брать отчет или книгу, рядом с названием появится его имя и дата, когда забрали. При необходимости другие сотрудники могут оформить электронную очередь и забронировать себе данную книгу или отчет на определенный промежуток времени.